會(huì)議策劃執(zhí)行是將活動(dòng)所有的規(guī)劃與設(shè)想付諸實(shí)踐的過(guò)程，是整個(gè)會(huì)議活動(dòng)的關(guān)鍵所在。一份完美的會(huì)議策劃，不僅要有創(chuàng)意性，還要有足夠的可行性，整個(gè)團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行能力也一直都是甲方在選擇會(huì)務(wù)策劃公司的時(shí)候所看重的。一場(chǎng)會(huì)議想要執(zhí)行的高效且順利，離不開(kāi)眾多人員的認(rèn)真與努力。下面就與大家分享一些上海會(huì)議策劃執(zhí)行的相關(guān)注意事項(xiàng)。
一、確認(rèn)和協(xié)調(diào)會(huì)議相關(guān)事項(xiàng)：包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主題、會(huì)議參與人員、會(huì)議流程等。這些一定要和會(huì)議的主持者溝通到位，以免活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)出問(wèn)題。
二、確認(rèn)與會(huì)人員能夠及時(shí)參加會(huì)議。在活動(dòng)開(kāi)始前一周就要了解到哪些人能夠開(kāi)參加會(huì)議，在會(huì)議舉行的前一天，通過(guò)郵件或者短信提醒這些參會(huì)者會(huì)議時(shí)間。在活動(dòng)開(kāi)始的前20分鐘可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或者電話再次提醒這些與會(huì)人員。
三、檢查會(huì)場(chǎng)。會(huì)議開(kāi)始前對(duì)整個(gè)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行檢查，尤其是一些細(xì)節(jié)之處，一定要做到位。
四、調(diào)試會(huì)場(chǎng)設(shè)備。會(huì)議開(kāi)始前，查看所需材料是否準(zhǔn)備齊全，對(duì)活動(dòng)所要用到的設(shè)備進(jìn)行調(diào)試。提前調(diào)試場(chǎng)地內(nèi)的電腦和投影儀，以及音響和麥克風(fēng)，確保這些設(shè)備能夠正常使用。另外，還要準(zhǔn)備備用的麥克風(fēng)和音響，一旦有意外發(fā)生，及時(shí)應(yīng)對(duì)。
五、活動(dòng)簽到。在會(huì)議入口處設(shè)置簽到臺(tái)，所有與會(huì)者進(jìn)行會(huì)議簽到。簽到有傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽到，還有時(shí)尚的網(wǎng)絡(luò)簽到，二者均可。同時(shí)，在簽到處，發(fā)放活動(dòng)的相關(guān)資料袋給與會(huì)者。
六、準(zhǔn)備席卡與茶水。主席臺(tái)一般是嘉賓、重要人員就坐的要提起準(zhǔn)備好席卡，還有茶水和資料放置。
七、調(diào)試會(huì)場(chǎng)的空調(diào)。會(huì)議開(kāi)始前，根據(jù)天氣調(diào)試好會(huì)場(chǎng)的溫服與濕度，保證室內(nèi)溫度適宜。
八、會(huì)議開(kāi)始前，溫馨提醒所有與會(huì)者保持手機(jī)靜音。對(duì)會(huì)議主題進(jìn)行強(qiáng)調(diào)與介紹。
九、會(huì)議開(kāi)始后，確保活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)安靜，安排好會(huì)議記錄員對(duì)會(huì)議進(jìn)行記錄，安排攝影師對(duì)會(huì)議進(jìn)行拍照和攝像。
十、會(huì)議茶歇，如果會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)，中間要安排茶歇，可準(zhǔn)備一點(diǎn)點(diǎn)心和水果。
十一、會(huì)議結(jié)束后，一定要做好善后工作，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行整理。對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清理，所有的設(shè)備放歸原位。
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