企業很難自身去做年會策劃，不管它有多么強大的企宣團隊，策劃是一個系統的過程，需要很強的專業性，任何一個細節的疏忽，都會導致年會的效果大打折扣，甚至徹底失敗，所以請一個專業的年會策劃團隊相當必要。為什么要請年會策劃公司?
目的、愿景和使命的表達
為什么要請年會策劃公司?每次活動的目的和愿景是需要在一開始就表達出來的。而每一活動的目的和愿景又需要表達出各利益相關者的共同利益。提出目的和愿景的用意在于，要為整個活動的運營提供明確的方向和注意的焦點。
愿景和使命可以分別表達，也可以放在一起表達。兩者都具有簡短、精確和勵志的特點。愿景通常用來表達一項活動所要追求的長期成就和影響，而使命則更多的是表達活動運營組織為自己所設定的重要任務。
目標和任務
為什么要請年會策劃公司?按照管理學理論，我們對活動的目的和使命進行了梳理。
一旦活動的使命被確定下來，活動項目負責人就要開始建立活動的目標和任務。目標是為活動的組織者提供總體的行動方向，而任務則是把活動的目標量化。在任務的表述中需要引進一些指標來作為參數，一方面明確任務的量，另一方面也是為活動運營效果的評估提供依據。目標和任務經常被混用，但這的確是兩個不同的概念。有一個SMART的標準來規范活動任務的制定，示例如下：
· 專門的(Specific)――專注于實現活動的目標。
· 可測算的(Measurable)――用量化的方式表達。
· 共識的(Agreeable)――要取得所有責任人的共識。
· 現實的(Realistic)――要確保有足夠的人力、財力、和其它物質資源來實現。
· 按時完成(Time specific)。
創意的構想
經過頭腦風暴以后，創意策劃團隊對本次活動所要傳遞的核心價值已經形成了概念，并對其表現形式經過了可行性的論證后所形成構想。
策劃場地
一、 年會活動場地的選擇，室內還是室外。
二、年會現場控制：年會活動現場總控由誰負責，現場效果的把控。
三、 年會場地布置：年會現場需要布置成什么效果，熱烈隆重還是文雅大方或表現企業文化、品牌風格等。
四、 年會預算控制：年會總預算控制，餐費預算控制，節目預算控制等。
五、 年會物料的管理：演出服裝管理，酒水管理，禮品管理，公司資料管理等。
六、 年會背景板、舞臺設計搭建：背景、舞臺設計搭建是否請專業公司完成。
為什么要請年會策劃公司?在很多人看來，借助年會這個舞臺，用求新求變、與眾不同的節目，可以給自己的職場表現加分不少，年會成為職場表現的一部分，造成很大的心理壓力。這是一個集體過年的節日，也是一個名利的舞臺。一些白領為了準備年會的歌舞節目，特地報名參加舞蹈培訓班，以求能“驚艷四座”。許多女白領也不惜重金置辦禮服，找專業化妝師、發型師做造型，為的就是能在同事們面前驚艷亮相。也有公司員工不惜花重金在網上征集威客方案，以求給領導同事們留一個深刻的印象。
年會不僅是一個展現企業文化的最佳機會，還能提升企業內部的凝聚力。年終歲末，各個單位在人事方面都會有相應變動，有期望加薪的未給加薪，有期望升遷的未獲升遷，也有關系好的同事被裁員，心里感到難過的，勞資關系相對緊張，人心也容易動搖。舉辦一場盛大難忘的年會，不僅可以讓員工看到單位的實力，對未來的工作充滿信心，還可以通過網絡視頻和口碑相傳，引起社會更多的關注。此外，很多大型企業各地都有分支機構，員工彼此間也不太熟悉，通過年會節目彩排，可以增強員工間，乃至部門間的溝通，更有利于團隊建設。
為什么要請年會策劃公司?在一些人看來，年會不同于一般的朋友聚會，它是員工表演給老板看的，直接關乎領導對自己的印象，這就給策劃與表演帶來壓力。可在另一些員工看來，年會只是單位每年的“家庭聚會”，大家吃喝笑鬧，聯絡感情、放松身心。事實上，后者的看法才是明智的。幾乎不會有領導因為員工在年會上的表現而對他們產生偏見，更不會據此評價一個員工的好壞。職場人要調整好自己的心態，沒必要將簡單的事情復雜化，徒增困擾。
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